Mit smartem Dokumenten-Management effizient alle Prozesse digitalisieren

Alle Prozesse zwischen Unternehmen und Kunden, Lieferanten, Vertragspartnern und dem eigenen Personal sind heute über moderne Dokumenten-Management-Systeme digital abbildbar, abrufbar und automatisierbar. TAROX entwickelt dafür mit Partnern individuell für kleine und mittlere Unternehmen an ihre Ansprüche anpassungsfähige Software, die mit anderen Anwendungen harmoniert, einfach zu handhaben ist und durch effiziente Abläufe viel Zeit und Geld spart. 

Das Optimieren von Arbeitsabläufen durch digitale Prozesse beginnt bei automatisch erfassten und abgelegten Rechnungen, deren Zahlungsdaten über Schnittstellen schnell an kaufmännische Systeme wie SAP oder Sage übergeben sind. Das Effiziente im Management reicht vom besseren Suchen, Finden und Steuern im papierlosen Archiv bis zur automatischen Benachrichtigung bei Ablauf von Verträgen. Das Kostengünstige des Workflows ist begründet in digitalen Umlaufmappen, über die etwa Freigaben schnell dokumentiert sind, was übrigens unendlich skalierbar ist. Das Kostensenkende der Standard Business Apps geht auf digitalisierte Abläufe zurück, die unabhängig vom Betriebssystem und Cloud-fähig nur niedrige Anforderungen an die Hardware stellen.   

Bündeln für das Beste in Smart Business

Für das Beste in Smart Business bündeln die Spezialisten dabei im Kern dreierlei Kompetenz unter dem Dach von TAROX: Zum Ersten beraten TAROX Consultants mit dem jeweiligen Systemhauspartner auf Wunsch den Firmenkunden individuell, um für ihn die eigene moderne Informationsplattform zu konfigurieren. Diese fußt auf einem Bundling aus flexibel zusammengestellten Modulen, mit denen alle Vorteile von Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten-Management und revisionssicherer Archivierung abdeckt werden. Zum Zweiten zieht TAROX das Know-how in individueller Programmierung von Software und Services hinzu. Daraus entsteht ein speziell auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse zugeschnittenes IT-System, mit dem eingescannte Einzeldokumente wie wichtige Verträge, elektronische Akten und im Archiv abgelegte Informationen sicher verwaltet und in automatisierten Prozessen effizient gemanagt werden können. Im dritten Schritt kann TAROX darüber hinaus bei Bedarf für die Gesamtlösung auf das Portfolio der eigenen fünf Leistungssäulen wie Data, Distribution oder Machines zugreifen. Im Einzelnen umfasst der Leistungsumfang von verknüpfbar einsetzbaren Modulen inklusive Business Apps: 

  • Digitale Kundenakte zu Strukturieren und Verwalten von Verträgen, Projekten, Kontakten, Terminen, Ablagen unter anderem für die Bearbeitung im Vertrieb.
  • Digitale Lieferantenakte für schnelle Auskünfte und für optimierte Vorgänge zur Vorgangsverfolgung, Beschaffung, Beziehung, Einkäufen und Kreditoren.
  • Digitale Personalakte zur fachlichen und organisatorischen Arbeit rund um Human Resources von der Bewerbung bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
  • Digitale Vertragsakte zum Handling etwa in Einkauf, Vertrieb und Controlling über Kontrakte und Fristen, womit einfache Abläufe mittels Umlaufmappe durch verschiedene Abteilungen zu steuern sind.

Smart Documents in Smart Business

Smart Documents lassen sich in Smart Business komfortabel und zeitsparend verwalten und viele Prozesse automatisieren. Unterlagen auf Papier werden nach dem Scannen direkt dem richtigen Ordner und den Verantwortlichen zugeordnet. Bestehende Programme wie Outlook, Excel oder Office lassen sich zudem integrieren. Das System passt sich an bevorzugte Anwendungen an, egal ob mit Webbrowser, Windows-Explorer oder Client gearbeitet wird. Egal ob im Büro oder unterwegs – per Cloud können auch große Datenmengen verarbeitet und vermittelt werden. Tägliche Backups garantieren eine hohe Sicherheit.

Die Installation in Firmenumgebungen nimmt nur geringe Zeit in Anspruch. Die Flexibilität dieses modernen Dokumenten-Management-Systems beweist die variable Konfiguration für zehn bis 1.000 Mitarbeiter. Für die preiswürdigen Konditionen stehen Monatsmieten zugeschnitten auf den Mittelstand, welche die volle Leistung einer Enterprise-Lizenz umfassen. Die Lizenzstaffel ist fair gemessen an den Nutzergrößen in Schritten angepasst.

Schnittstellendaten aus AIS

Den Großteil aller Prozesse in kleinen und mittleren Unternehmen kann Tarox heute digital abbilden und damit für Firmenkunden von Systemhauspartnern kostengünstig und komfortabel für die tägliche Arbeit aufbereiten.

Jan Würzebesser, Geschäftsführer der TAROX ECM GmbH